Los eventos corporativos no son solo una forma de fomentar las relaciones internas y externas con tú público, sino también una forma de mantener y mejorar la identidad corporativa de tu empresa. Este tipo de reuniones han evolucionado igual que lo ha hecho la comunicación porque, al final, también es una estrategia de comunicación muy potente para llegar a nuevo público y cuidar al que ya tienes.
Cómo organizar un evento corporativo de éxito
Las nuevas formas de comunicación acompañan para bien a la hora de organizar este tipo de eventos que, si se planifica correctamente, puede llegar a ser un éxito para la empresa con grandes beneficios. Podrás crear nuevas relaciones comerciales, fortalecer el compromiso organizacional e, incluso, atraer nuevos inversores.
También son un buen aliado las nuevas tecnologías que pueden hacer de tu acto corporativo una experiencia inolvidable que, a fin de cuentas, es lo que marcará al público. Hacer del encuentro una vivencia inversiva y colaborativa. Recursos audiovisuales, luces, vídeos, música, actividades que impliquen la participación de la gente…
Recurrir a las emociones es una estrategia que nunca falla y a la que hay que recurrir si o si en este tipo de acontecimientos en los que se trata, sobre todo, en reforzar tu identidad de marca y dar a entender a tu público que no solo estás comprometido en ganar dinero, sino con ellos también porque sin los inversores o proveedores o tus trabajadores, no habría empresa. ¿Cómo se puede organizar un evento corporativo de éxito?
Organiza tu evento corporativo en 6 pasos
- Concretar el objetivo y el público
Hay diferentes tipos de eventos corporativos y por ello es recomendable especificar de qué clase será el tuyo: reunión, meeting, presentación de nuevo producto… Hay muchos y, a su vez, establecer los objetivos que quieres alcanzar a la hora de llevar a cabo el evento para, conforme a ellos, encaminar el acto.
Unido a esto, será conveniente establecer quiénes quieres que acudan a tu evento, es decir, el público objetivo al que va dirigido o si quieres que sea abierto al público. Dependerá también de los objetivos que establezcas para tu evento.
2. Fecha y lugar del evento
Este punto es importante sobre todo a la hora de escoger el lugar, para poder reservarlo con tiempo y que sea el ideal para el evento que quieres organizar. Todo va enlazado con los objetivos que se han marcado ya que, si queremos que el acto sea de una forma muy concreta, tener un espacio o localización que encaje a la perfección con lo que queremos transmitir, será un punto clave a tener en cuenta y que ayudará mucho. La fecha será importante también, no solo para reservar el lugar, sino para tener en cuenta la disponibilidad de los invitados y que no coincida con ningún otro evento.
3. Presupuesto del evento
A la hora de llevar a cabo el presupuesto, tienes que tener en cuenta, primero, lo que quieres gastar, poner un límite. Una vez tengamos la línea marcada, comenzaremos a ver que necesitamos para organizar el evento: inmobiliario, técnicos de luz y sonido, decoración, catering, seguridad, limpieza… Y ver si tenemos que prescindir de algo o no, aunque si nos sobra algo de presupuesto es mejor. Asimismo, habrá que ver si compensa gastarse cierta cantidad de dinero porque habrá que calcular si con el evento sacamos beneficios y compensamos.
4. Planifica el evento y promociona
Ahora ya se puede comenzar a cocinar todos los ingredientes para que salga del horno un evento corporativo de éxito, pero hay que seguir al pie de la letra la receta. Habrá que planificar las tareas necesarias y el programa de las actividades del mismo. De la misma forma tendrás que elaborar un inventario de los recursos que necesitas y los servicios externos, confirmar que todos ellos están disponibles las fechas que has seleccionado.
La promoción del evento es clave para su difusión. Gracias a las redes sociales esta tarea es mucho más sencilla pero tiene que llevarse a cabo de manera eficaz y correctamente para que salga bien. Es fundamental que esta actividad se realice con tiempo para que la gente sepa de tu evento y pueda apuntarse cuanto antes e informarse bien. Ir poniendo poco a poco de qué va a tratar tu evento para ir dando emoción al acto corporativo.
5. Ejecución del evento
Finalmente, llegamos a las fechas tan esperadas del evento. Aquí es cuando ya hemos juntado todos los ingredientes y lo hemos introducido al horno, pero hay que estar pendientes de que todo salga bien y que no se nos queme. Habrá que estar atentos al itinerario planificado para las actividades y que todo el mundo esté cómodo y bien atendido. De la misma manera, tendrás, como organizador del evento, que estar en todas partes para hacer presencia y ver que estás totalmente implicado con el acto.
6. Evaluación del evento
Aquí podremos ver lo que ha salido bien y lo que no, y poder hacer un análisis para futuros eventos y aprender de los errores y mejorar las cosas buenas, porque siempre se pueden hacer mejor las cosas, aunque no quita que haya que celebrar el éxito.
Sería interesante, no solo tener en cuenta los informes que se hagan dentro de la empresa sobre cómo ha salido el evento, sino preguntar o hacer una encuesta a los invitados sobre cómo ha vivido el acto y si cambiarían algo. Toda crítica será bien aceptada porque nos ayudará para el futuro.
