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Herramientas online para la organización de eventos

Gracias a internet y las aplicaciones de los móviles, organizar un evento actualmente conlleva una oportunidad de desarrollar tus dotes creativas y organizativas. Tanto si eres event planner como si te encargas de las quedadas familiares, una de las mejores maneras de enfrentarse a esto es hacer las cosas más rápido y de manera más eficiente. Desde Kuarere te acercamos algunas de los recursos favoritos que a lo mejor no conoces y que te ayudarán en la planificación de tu próximo evento. Conectado a tu ordenador o móvil ahora puedes distribuir las tareas de tu equipo, localizar a los proveedores, gestionar tus contactos o promocionar tu evento. Ya sea una reunión de empresa, una fiesta con amigos, o una celebración familiar, tendrás acceso online a todos tus recursos.

APPS Y HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR EVENTOS

1. IDEAS E INSPIRACIÓN

Ser un event planner implica ser creativo por naturaleza, y por tanto siempre estarás en busca de nuevas ideas, inspiración y temáticas que usar en tus próximos eventos. En vez de tener trozos de papel y post-it desperdigados por todas partas, ¿por qué no tenerlo todo en único lugar al que puedas accedes desde donde quieras siempre que lo necesites?

  • PINTEREST
  • POCKET: Pocket es la app de “guardar para leer más tarde”. Siempre hay tantos artículos que leer en internet y tenemos tan poco tiempo para ello que los dejamos aparte con el pensamiento de retomarlos cuando podamos. Antes que perderlos u olvidarnos de ellos, podemos usar Pocket para guardarlos todos en el mismo sitio esperando a cuando estés listo para leerlos. Es completamente gratuita.
  • EVERNOTE: Evernote te permite capturar, cultivar y compartir todas tus ideas en cualquier dispositivo. Cuando has terminado de leer algo en Pocket y lo quieres conservar, puedes guardarlo como referencia en Evernote (se sincronizan automáticamente). Puedes guardar prácticamente de todo en Evernote. Te ayuda a tener todo organizado en cuadernos con etiquetas. Es indispensable para aquellos que tienen múltiples ideas sobre diferentes temáticas a diario. Es gratis en la mayoría de sus funcionalidades.

2. ORGANIZACIÓN DE TAREAS

  • PRO PARTY PLANNER: Podrás organizar a todos los invitados, delegar tareas en colaboradores, establecer recordatorios y todo ello perfectamente sincronizado con otros usuarios, así como con tu perfil de Facebook. Hasta incluye una opción de línea de tiempo, que te permite seguir en tiempo real lo que debe estar ocurriendo. Organizar fiestas con iPhone de forma fácil ya no es un problema con esta aplicación. Pro Party Planner es una app para organizar fiestas y todo tipo de eventos de forma eficiente. ¡Serás el perfecto organizador! Entre las distintas opciones que ofrece esta magnífica app, tenemos el del diseño del espacio en realidad aumentada (puedes arrastrar los asientos de cada invitado a tu gusto deslizando el dedo en la pantalla sobre una foto), administrar la lista de invitados y comunicarte con ellos mediante SMS directo, delegar tareas y hacer seguimiento de ellas, o recibir avisos de organización previa (compras, alquileres…). También se puede sincronizar con otros dispositivos, como iPad o iPod. Además, puedes hacer una copia de todos los datos y pasarla a PDF para una más fácil distribución entre los implicados. De pago y exclusiva para Apple.
  • PLANNING POD: Es una app que puede ayudarte a avisar a todos los implicados en la organización de los avances que se vayan produciendo.
  • IFTTT: Si te das cuenta de que no haces más que cumplir la misma tarea una y otra vez, considera que el método If This Then That (IFTTT) podría ayudarte a automatizarlo. Por ejemplo: ¿Que te pasas la vida tuiteando posts de tu blog manualmente? puedes establecer un método para ello. ¿Que lo quieres es añadir fotos de tu evento a Facebook? IFTTT lo hará suceder sin que tengas que pasar por ello otra vez. Y como la mayoría de estas apps, es gratis.
  • BIZZABO: En esta misma línea está Bizzabo, una de las apps más completas que hay y que te puede servir para avisar a todos los asistentes del evento que organizas, creando un evento online que podrán aceptar y así saber cuántos han confirmado que acudirán a la fiesta. También podrás hacer tickets, entradas o invitaciones exclusivas, construir una web del evento e incluso enviar las invitaciones, todo desde una de las aplicaciones más completas que hemos encontrado para la organización de un evento.
  • HABITLIST: Es una app que te ayuda a crear y mantener buenos hábitos en tu vida diaria. Esta aplicación la hemos incluido en el grupo de las que te permitirán disfrutar del propio evento porque ya sea para una boda, una comunión, o si tenemos que organizar el bautizo de alguno de nuestros hijos, contamos con una serie de objetivos a cumplir durante los meses previos al evento. Para conseguir tales objetivos tendremos que hacer un cambio de hábitos y luchar con toda nuestra fuerza de voluntad, aunque con una app como esta nos resultará mucho más sencillo. Si conseguimos los objetivos que nos marcamos para el día de nuestra boda o cumpleaños, podremos disfrutar mucho más en la celebración. Esta app te ayudará a dejar de fumar, perder algunos kilos, o, quien sabe, tener un mejor bronceado cuando llegue el día del evento así como también te permitirá contar con todo lo que habías planeado tener en un día tan especial.
  • TODOIST: Esta herramienta te permitirá organizar y programar todas las tareas necesarias para organizar tus eventos. Desde tu teléfono móvil o tu ordenador podrás tener acceso a todas las tareas que tengas que realizar.
  • TRELLO: Es una aplicación gratis disponible para ordenadores y smartphones que gira entorno a la adición y gestión de tarjetas a un tablero compartido, para que todo el equipo sepa cuáles son sus tareas a completar, cuáles están en proceso y cuáles ya están terminadas. Tiene una tarifa gratuita para sus usuarios, y una versión gold para aquellos que necesiten unas características más avanzadas de Trello.
  • GOOGLE DRIVE: No es una herramienta de Project management como tal, pero es útil cuando no todo el mundo está por la labor de aprender un nuevo software o herramienta. Si lo que buscas es algo simple donde poder alojar tus hojas de Word, Excel, PowerPoints y fotos y compartirlo con quien quieras sin necesidad de tener el email hasta arriba de correos, Google Drive es tu opción.

3. EVENTOS

Muchas de estas herramientas te pueden ser útiles en tu día a día de trabajo, pero si tu trabajo es planear eventos, tenemos para ti también numerosas aplicaciones fantásticas que te pueden ayudar a ahorrar un tiempo muy valioso.

  • KUARERE: A veces, encontrar el proveedor perfecto para tu evento puede robarte más tiempo del que tienes y suponer un proceso de lo más laborioso. Eventopedia es una startup de Reino Unido que trabaja para simplificar este proceso, convirtiéndose en un “TripAdvisor” del mundo de los eventos, permitiendo a los organizadores calificar y conocer proveedores.

4. DIFUSIÓN Y PUBLICIDAD

  • EVVNT: Si alguna vez has pasado el día añadiendo tu evento a páginas de anuncios, sabrás lo repetitiva y agotadora que esta tarea puede llegar a ser. Otra Startup de Reino Unido es Evvnt. Empezó con el fin de permitir a los organizadores subir los detalles de sus eventos a cientos de sites de publicidad simplemente poniendo la información una única vez. Y aún mejor, puedes descargarte esa información desde tu cuenta Eventbrite gracias a nuestra reciente integración, haciendo más rápido todo ese proceso. Hay una tarifa gratuita y opciones con pagos para aquellos que quieren llegar a más medios.
  • HOOTSUITE: La mayor parte de las grandes ideas viene de tus seguidores y la gente a la que sigues en redes sociales, por lo que es importante tener un modo simple de llevar un seguimiento de lo que se está hablando y guardarlo automáticamente en Pocket y Evernote. Hootsuite te permite hacer esto, filtrando conversaciones por tema (con hashtags o keywords), por seguidores o por listas. Esta herramienta es completamente gratis.
  • PRINT STUDIO: Es una aplicación con la que podremos personalizar los regalos de los invitados al permitirte imprimir fotos nuestras en los regalos. Ideal tanto si se trata de una boda, como de un bautizo o de una comunión. Además, si quieres poner una foto del mismo día del evento en los detalles para los invitados, es la solución más eficaz porque solamente tienes que hacer la foto, imprimirla y pegarla en el presente.

5. CONTROL DE ACCESOS A TU EVENTO

  • TICKETEA CHECK POINT: En este caso te traemos una herramienta que conocemos muy bien. Se trata de una aplicación, disponible tanto para iOS como para Android, que te ayudará a realizar el control de accesos y la validación de entradas, evitando así el fraude.
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