En muchos casos un evento corporativo representa una estrategia de comunicación de cara a los medios para presentar un producto o generar imagen de marca (ambas inclusive). Si eres de los encargados de preparar esta clase de eventos sabrás que son muchas los aspectos que debemos tomar en cuenta para realizarlos, realizaremos un repaso para que no dejes pasar nada por alto.
Tip #1: La fecha
La fecha es lo primero que debemos definir a la hora de empezar a organizar los aspectos previos que rodean a nuestro evento. Esto nos permitirá decidir lugares (si es verano podría ser al aire libre y si es invierno lo más recomendable es que sea en un espacio cerrado). Además, no solo tiene qué ver con las estaciones del año sino que, si se trata del lanzamiento de un producto tendrías que tomar en cuenta qué temporalidad favorece más a vuestra marca.
Tip #2: Establecer objetivos
Si queréis tener un evento corporativo exitoso lo más importante es definir objetivos, qué queréis lograr con este paso, para de esta manera tomar las decisiones correctas a la hora de organizar todos los detalles del mismo.
Tip #3: Determinar el presupuesto
Este tip es fundamental y definirá la mayor parte del evento que queréis organizar, eventos con presupuesto reducido suelen ser más pequeños y de menor duración, mientras que por el contrario, los eventos que tienen mayor presupuesto, además de necesitar más organización, también pueden contar con muchísimos extras que usualmente no se usarían: exposiciones, catering o inclusive música.
Tip #4 Contar con un equipo
Es importante que a la hora de realizar un evento sea un equipo completo el que lo haga y no solo una persona, esto te ayudara a delegar por sectores y de esta manera cada uno se especializará en que esa área que esta cubriendo esté reluciente el día del evento.
Tip #5 Escoger el espacio adecuado
El espacio de un evento es una de las primeras variables a definir porque este nos ayudará a saber la clase de mobiliario que necesitaremos, si el espacio ya cuenta o si tendremos que alquilar alguno, también en qué parte se situarán los invitados al evento. Asimismo, la elección del espacio puede definir un poco la hora de llegada y la hora de culminación del evento, es importante que en el momento de elegir un espacio tomes cada detalle en cuenta. Una buena ubicación podría ayudar a definir que el evento sea un éxito o no, debes saber que probablemente no todo el mundo podrá llegar en coche y es un aspecto que debes considerar si quieres que todos tus invitados asistan.
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Tip #6 Planifica tu evento con tiempo y evalúa los resultados
Planificar tu evento con tiempo te brindará todas las ventajas, preverás cancelaciones o cualquier otro tipo de problema que pueda surgir, recuerda que mientras más planifiques y organices tu evento mejores resultados tendrás. Por último, no dejes de medir y evaluar los resultados de tu evento, esto te ayudará a saber si los objetivos fueron alcanzados y superados o si por el contrario no habéis logrado lo que estimabais, de igual manera este último consejo también te servirá para mejorar tu organización de cara a próximos eventos.
