Lo habitual es que cualquier espacio que esté disponible para alquilar o compartir, ya tenga redactadas sus condiciones específicas en cuanto a la contratación de los espacios, los servicios, y las políticas de cancelación. Será importante que lo leas atentamente y aclares cualquier duda antes de la reserva, ya que cada empresa varía y tiene sus propias políticas. Guarda una copia escrita para evitar cualquier malentendido. Kuarere no interviene en los acuerdos, sirve como plataforma de difusión y conexión entre gestores y usuarios, por lo que las siguientes explicaciones son consejos para guíarte en el proceso de alquiler de espacios.
Factores a tener en cuenta en el acuerdo
1. CONDICIONES DE PAGO
El modo de pago, los plazos y las condiciones particulares de uso, será muchas veces lo que te haga elegir finalmente entre uno u otro espacio. Asegúrate de haber entendido bien las condiciones, y evita retrasos y tensiones que puedan entorpecer el tratamiento personal con el gestor del espacio.
2. SERVICIOS INCLUIDOS Y SERVICIOS EXTRAS
Es importante fijar bien cuáles son los servicios que están incluidos en el acuerdo. Suele estar bastante claro, pero algunos aspectos pueden no serlo tanto, y es importante dejarlo especificado para que no haya sorpresas de última hora. Si necesitas algo particular, planéalo bien para que puedas acordar cómo solventarlo. Si el equipo humano está de tu parte, todo será mas fácil.
3. POLÍTICAS DE CANCELACIÓN
No esperamos que suceda, pero has de estar preparado incluso para la cancelación del evento que estás organizando. Por eso, no te dejes sin leer ningún acuerdo ni letra pequeña, ya que cada espacio puede tener unas normas propias. Y en cuanto puedas, comunica la decisión final para que el gestor pueda alquilar el local lo mas rápido posible. Si no lo haces, puede resultarte el evento mas caro del año.
4. PRIVATIZACIÓN DEL ESPACIO
Es habitual que necesites una zona privatizada para llevar a cabo tu evento o actividad, a veces incluso sin mezclar a tus asistentes con otros eventos. No des por sentado que las instalaciones existentes están disponibles, consulta antes las condiciones con el gestor del espacio y prevé con anterioridad si necesitarás alguna sala de apoyo o tiempo extra que interfiera en otros eventos. Dependiendo de la temporada y día de la semana en la que tenga lugar tu evento, podrás negociar o tener más margen para que te concedan esos espacios en exclusiva. Pero todo depende del tamaño del evento, tipo de servicios contratados y condiciones de cada espacio.
Por ejemplo si alquilas una sala de baile en una escuela para unos talleres multitudinarios, deberás contar con la actividad de la escuela según el horario para poder disponer o requerir espacios mas privatizados, así como acordar con anterioridad que parte de las instalaciones podrás utilizar para recibir a tus alumnos, cambiarse, etc.
5. MONTAJE Y DECORACIÓN
Dependiendo del tipo de eventos que quieras realizar, necesitarás una determinada decoración y estilo. Probablemente tendrás que decorar, poner un escenario o tarima, montar una estructura con focos y proyectores, traer mobiliario especial o incluso transformar completamente el espacio. Por eso es importante que preguntes a los responsables del espacio qué posibilidades te ofrecen y hasta donde te dejan llegar con tu creatividad. Habrá sitios que no te permitirán salirte del montaje típico en escuela o teatro y tendrás que buscar otras alternativas si quieres algo más original. Otros espacios en cambio te pondrán todas las facilidades del mundo o incluso se convertirán en valiosos colaboradores, aportándote ideas y soluciones para que tu evento sea todo un éxito.
Por ejemplo si alquilas un teatro para un espectáculo de arte y danza, deberás contaron el tiempo de montaje y desmontaje, por lo que si quieres contar con una escenificación, decoración, cartelería, es mejor que comuniques tus intenciones al gestor del espacio para que te explique las posibilidades.
6. PROVEEDORES EXTERNOS
Es probable que para tus eventos necesites contratar proveedores externos que te suplan con servicios audiovisuales, de transporte, materiales gráficos, montaje de escenarios, decoradores, fotógrafos, catering, animación o cualquier otro servicio adicional. En algunas ocasiones, la empresa gestora del espacio puede que trabaje en exclusiva con sus propios proveedores, con lo que te puedes ver obligado a trabajar con estos.
¿Estás listo para comenzar a buscar tu espacio?
